A utilização de transportes terrestres tem crescido muito, com isso, houve um crescimento de tecnologias desenvolvidas para o setor. O gerenciamento de frota é algo que vem chamando muita atenção do mercado. Para que as empresas consigam prestar um serviço de qualidade, reduzir custos operacionais, controlar despesas e manter a frota sempre em funcionamento.
É importante entender que um veículo da frota parado ou operando em más condições representam um grande prejuízo. Por sorte, existem softwares informatizados que ajudam nesse cuidado com a gestão de frota.
O que é uma frota?
Antes de falar sobre o gerenciamento de frota, é preciso entender o que ela é.
Muito comum no ramo de transportes, a frota veicular significa um conjunto de veículos que podem ser motocicletas, vans, caminhões e tudo que diz respeito ao transporte terrestre.
As frotas veiculares podem ser usadas por transportadoras, que emprestam seus veículos para prestação de serviços, ou até mesmo por empresas que precisam transportar seus produtos.
A gestão desses veículos é o que chamamos de gerenciamento de frota, função muito necessária para quem é deste ramo.
Gerenciamento de frota: saiba mais.
O gerenciamento de frota é o trabalho de administração dos veículos de uma empresa.
Essa função existe para cuidar da frota veicular e, assim, garantir o melhor serviço.
Contudo, outras funções muito importantes são a otimização de viagens, prevenção de acidentes, cuidados no dia a dia do motorista e redução de custos operacionais.
O gerenciamento de frotas pode ser dividido em três partes:
- Gestão de ativos: que são os veículos da frota;
- Gestão de insumos: tudo que a frota precisa para funcionar como por exemplo, combustível;
- Gestão do comportamento: que consiste nos dados sobre o comportamento dos motoristas da frota.
Um bom gerenciamento de frota precisa englobar todos esses pontos ao mesmo tempo, já que é a soma deles que compõem o bom funcionamento do serviço.
Mas porque o gerenciamento de frota é tão importante?
Para as empresas que contam com esse serviço, o gerenciamento de frota é muito importante, pois como já falamos, veículo parado resulta em prejuízos e perda de receita.
Controle sobre os ativos
Quando falamos de frotas, os veículos são seu principal ativo. Eles são a ferramenta de trabalho, logo é necessário ter uma boa frota para que possa prestar seus serviços de forma eficiente.
É necessário que as empresas tenham controle sobre a gestão dos seus ativos para que eles funcionem e, assim, seus motoristas possam desempenhar suas funções.
Isso inclui: conhecer os veículos, saber seu tempo de vida útil, prazos de revisão, fazer manutenções preventivas, estar sempre pensando na frente para não ser surpreendido com problemas nos veículos e outros.
Controle sobre os custos
Ter um controle sobre os custos é essencial para a sobrevivência de um negócio. Eles são um dos motivos para se fazer um gerenciamento de frota.
Somente dessa forma será possível saber quanto está sendo gasto e, assim, destinar às receitas corretamente.
Se a organização que controla as frotas não tiver controle sobre quantos os seus veículos gastam, não será possível cobrar corretamente, não gerando os lucros que poderiam ser alcançados.
Prevenção de acidentes
Estudos informam que cerca de 5 mil acidentes são causados por falhas ou problemas em veículos. Esse dado serve para mostrar a importância da prevenção de acidentes, que pode ser controlada pelo gerenciamento de frota.
Com o uso da tecnologia correta, é possível, ainda, monitorar os hábitos dos motoristas, saber se ele está descansando conforme a necessidade da viagem, se está realizando uma direção segura e muitas outras informações.
Segurança jurídica
Por juntar a coleta de dados a prevenção e a gestão de comportamento, o gerenciamento de frota entrega mais segurança jurídica.
Além disso, quando a companhia tem atenção às regras da legislação trabalhista, é menor a incidência de processos e multas.
O gerenciamento de riscos atua na segurança jurídica, resguardando a organização. Ela atua de forma preventiva na contratação dos motoristas, por exemplo.
Melhor controle de notas fiscais
O gerenciamento de frota pode ajudar no sistema de recolha de notas fiscais, gerando uma economia de até 25%. Existem diversas formas de realizar esse controle e o cartão de crédito (pré ou pós pago) é uma delas.
Com eles, os gestores podem estipular um valor prévio a ser utilizado, fazer uma carga e entregar o cartão aos funcionários para que eles utilizem o recurso com abastecimentos, por exemplo. Assim, a empresa faz a gestão desse custo com clareza e precisão.
Com todas as informações no sistema do cartão, a gestão fica muito mais simples, dispensando a necessidade de conferir nota por nota e valor por valor.
Tecnologias aliadas ao gerenciamento de frota
Big data
O big data é um sistema que coleta e armazena um volume alto de dados. A ausência de estatísticas, registros e de outras informações sobre os processos interfere na tomada assertiva de decisões.
Por isso, ao utilizar o big data, é possível manter registros maiores sobre a frota: quem são os motoristas, os índices de erros, os veículos que estão com defeitos, as rotas mais eficientes e outros dados importantes.
Além disso, o big data também permite a coleta de informações em tempo real, o que é uma grande vantagem e um diferencial.
No gerenciamento de frota, é importante fazer as mesmas coisas gastando menos recursos. Mas nem sempre as ferramentas disponíveis pela companhia são suficientes para identificar os principais problemas.
É nesse ponto que entra o big data. Com seu desenvolvimento, há dados à vontade para descobrir qual é a origem do problema e eliminá-lo.
Machine learning
Outra tecnologia que pode ajudar muito o gerenciamento de frota é o machine learning. Ele é um sistema que permite otimizar processos logísticos de diferentes maneiras, até ajudando na análise preditiva de dados.
Essa análise utiliza a base de dados da empresa, considerando o histórico e as estatísticas.
A análise preditiva permite projetar comportamentos futuros do consumidor e do mercado, além de analisar as flutuações da economia e as tendências de consumo.
2 práticas para fazer um bom gerenciamento de frota.
Utilizar ferramentas de gestão eficientes para monitorar e tomar decisões
Quanto melhor for a tecnologia disponível, mais eficiente será o serviço de gerenciamento de frota.
Hoje em dia, um gerenciamento de frota de qualidade é feito com o auxílio de ferramentas digitais que permitem o acesso às informações da frota.
A NEAR LOCATION fornece uma plataforma completa que :
- Auxilia na escolha ideal do veículo para determinado serviço através de um conjunto de atributos de dados de mapa;
- Ajuste automático de rotas para evitar recursos como estradas com pedágios, não pavimentadas, balsas e afins;
- Tempo estimado de chegada atualizado e preciso com algoritmos avançados de análise do tráfego;
- Lista de prioridade e restrições de demandas;
- e muito mais.
Com a leitura de dados, a plataforma HERE, é capaz de ajudar o gestor de frota a entregar um serviço de qualidade e eficiência, gerando mais lucros.
Interagir com outros departamentos da empresa
É importante, ainda, que a área de gerenciamento de frotas interaja com outros departamentos da empresa.
E, para definir as políticas de frota com eficiência, é preciso que as áreas de gestão de frotas, compras, RH e jurídicas estejam envolvidas e cientes do processo como um todo.
Mas porque o gerenciamento de frotas é tão importante?
Como vimos, o gerenciamento de frota possui muitos benefícios, sendo alguns deles:
- Economia de tempo e dinheiro: uma frota bem administrada está sujeita a menos imprevistos que podem gerar prejuízos financeiros e de tempo.
- Prevenção de acidentes: uma gestão de manutenção de frota ajuda a evitar acidentes, afinal, muitos são causados por falhas mecânicas.
- Evita multas: a falta de manutenção no veículo, incluindo rodagem com pneus carecas, gera multa e pontos na CNH. Entretanto, o gerenciamento de frota permite monitorar e programar manutenções que podem evitar essas infrações.
- Melhor performance: a empresa ganha em performance ao eliminar notinhas e reembolsos, que acabam gerando perda de tempo da equipe administrativa e, também, do motorista.
Principais problemas enfrentados no gerenciamento de frota
Altos custos operacionais por falta de visibilidade do planejamento e pós execução.
Independente de os melhores processos serem executados , ou da empresa contar com a melhor tecnologia, se as pessoas não forem estimuladas a ser parte da sua empresa, não existirá investimento que gere retorno.
É preciso investir em formação e conscientização para que os times reproduzam boas práticas e ensinamentos transmitidos pela administração do empreendimento.
Baixa produtividade
É preciso realizar, com frequência, campanhas de comunicação interna nas garagens das empresas de frota. É muito importante que o funcionário vista a camisa do negócio e esteja disposto a oferecer bons resultados.
Com essa mentalidade, a produtividade tende a aumentar, junto com o senso de pertencimento, aumentando as chances dos colaboradores se tornarem engrenagem propulsora do negócio.
Dificuldade em monitorar ativos e mudanças de rotas
Um dos pontos a serem abordados é o uso indevido dos veículos. É importante deixar claro para a equipe que existem regras — legais e internas — e que elas serão fiscalizadas, com direito a penalidades.
Além disso, a dificuldade em monitorar a rota que está sendo feita pelos motoristas é uma grande questão para a maioria das empresas.
Dificuldade de atender os destinos distintos de forma otimizada
Seguindo a linha de raciocínio anterior, uma empresa que não possui um bom gerenciamento de frota terá dificuldade em atender de forma otimizada mais de um destino. Tendo uma baixa produtividade e maior gasto de combustível.
Cadastro de dados não unificados
Ter um local onde todos os dados estarão armazenados de forma unificada é outro ponto que muitas empresas deixam a desejar.
O gerenciamento de frota otimizado será capaz de centralizar todas as informações necessárias para que as mesmas sejam facilmente acessadas.
Desperdício de combustível
O comportamento dos motoristas está diretamente ligado ao consumo de combustível.
Por isso, é preciso que haja uma orientação e treinamento de direção defensiva, prevenindo maus hábitos de direção, como acelerações e frenagens bruscas.
Além disso, se não há um gerenciamento de frota, como dissemos anteriormente, fica muito mais complicado atender diversos destinos em uma única viagem, fazendo com que seja necessário diversos roteiros diferentes, o que gasta mais gasolina.
O papel da tecnologia na gestão de frotas
O uso da tecnologia pode beneficiar muito o gerenciamento de frota. As empresas de transportes são consideradas principais usuárias, mas diversos tipos de negócios podem ser atendidos.
Como, por exemplo, as prestadoras de serviços que utilizam veículos de pequeno porte para o deslocamento até os clientes.
Para essas, o gerenciamento de frota representa uma fonte de planejamento da utilização dos recursos disponíveis e a extração do máximo de produtividade de cada carro ou utilitário.
Sendo assim, é importante conhecer quais aspectos podem ser melhorados com o investimento em tecnologia.
Contribui para a redução de custos
A utilização da tecnologia contribui para o controle dos custos com manutenção, conservação e o abastecimento da frota, que representa o maior desafio para o gestor da área.
Isso porque os sistemas de informação oferecem soluções para que seja possível acompanhar os gastos com precisão.
Ao mesmo tempo, é viável utilizar os recursos de forma racional, aumentando a produtividade da equipe. Assim, os custos são diluídos e o impacto se torna menor.
Permite adotar a realização de manutenções periódicas
Além da disponibilidade de informações sobre a frota, como a quilometragem rodada e o tempo de deslocamento, é possível programar a realização de manutenções periódicas.
Esse tipo de medida preventiva contribui para acompanhamento e planejamento da reposição de peças que precisarão ser trocadas.
A tecnologia também oferece o benefício de prolongar a vida útil dos veículos e evitar defeitos que deixariam parte da frota em estado ocioso.
Permite o compartilhamento de informações com os clientes
A disponibilidade de dados, tanto para o controle interno como para o compartilhamento com os clientes, representa um fator que aumenta a qualidade dos serviços.
Na maioria das vezes, as empresas utilizam softwares para gerenciamento de frotas com rastreamento que indicam a localização de cada veículo em tempo real e registram o seu histórico de deslocamento.
Isso é essencial para a geração de informações úteis que podem se tornar um diferencial competitivo no mercado.
Possibilita o planejamento da rota de atendimento
O sistema de roteirização são uma das principais vantagens do gerenciamento de frota. Eles são desenvolvidos com a intenção de identificar o trajeto ideal de acordo com os clientes que serão atendidos.
Fornece informações precisas
Com a tecnologia a seu favor, a falta de informações sobre os processos deixa de ser um problema. O conhecimento sobre os resultados é fundamental para:
- Subsidiar a tomada de decisão
- Evitar o desperdício de recursos
- Identificar oportunidades de melhoria
- Acompanhar indicadores de desempenho
As ferramentas, muitas vezes, ajudam a registrar as transações e a converter o seu conteúdo em relatórios e tabelas que podem ser compreendidos facilmente pelo gestor e equipe.
Como vimos, utilizar a tecnologia no gerenciamento de frota resulta em uma relação positiva.
A emissão de relatórios e a possibilidade de acompanhamento do trajeto em tempo real são fatores que tornam a prestação de serviço cada vez mais qualificada.
Principais tendências sobre gerenciamento de frota
1. Inteligência artificial
Realizar o gerenciamento de frota de forma totalmente manual é uma tarefa quase impossível para empresas de porte maior. Por isso, a inteligência artificial é uma forte tendência quando falamos de gerenciamento de frota.
Além de realizar a otimização de rotas, a I.A. pode sanar problemas comuns dos gestores, como a avaliação do consumo de combustível, ajudando a prever e organizar escolhas mais econômicas.
2. Rastreamento de veículos
O rastreamento de veículos é uma ferramenta que permite ao gestor de uma frota entender a localização, a performance dos veículos e o perfil dos condutores.
Isso ajuda a entender as rotas que estão sendo feitas, além de permitir o monitoramento da carga em tempo real e gerenciamento de riscos.
3. Otimização das rotas
Planejamento é a chave para o sucesso. Analisar os horários de tráfego, além de evitar engarrafamentos, faz com que o motorista ganhe tempo e economize no consumo de combustível.
Ao contar com uma boa ferramenta de gerenciamento, é eliminada a necessidade de planejar rotas manualmente, aumentando o ROI da empresa.
4. Renovação da frota
Quando falamos de gerenciamento de frota, a qualidade dos veículos é algo essencial.
É importante estar atento às manutenções periódicas e melhorias constantes, além de substituir os veículos quando necessário para manter sua frota sempre moderna e segura.
Ferramentas para gestão de frota é com a NEAR LOCATION!
Como vimos, o gerenciamento de frota não é uma tarefa simples, mas ela também não precisa ser um bicho de sete cabeças.
A NEAR LOCATION possui parceiros em todo o Brasil, promovendo as melhores ferramentas para a gestão de frota e melhores soluções do mercado.
Fale com nosso time de especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre como a NEAR LOCATION pode te ajudar.
